DSB-Prüfung im Asset Hub: Durchführung einer DSB-Prüfung von Assets

Geändert am Mo, 28 Jul um 9:27 VORMITTAGS

Über die DSB-Prüfungs-Funktion

Die DSB-Prüfung ist eine neue Funktion im Asset Hub, mit der Sie die datenschutzrechtliche Prüfung Ihrer Assets direkt in der Anwendung dauerhaft und transparent dokumentieren können.

Wichtiger Hinweis für Kunden mit Proliance als Datenschutzbeauftragten: Bei der DSB-Prüfung handelt es sich um keine Inklusivleistung. Für die Prüfung von Dienstleistern oder auch den datenschutzkonformen Einsatz von Software oder Datenspeichern fallen Aufwände an, die entweder gegen das Kontingent oder separat abgerechnet werden. Die Prüfung ist auch nicht Bestandteil des regulären Audits.

Durchführung einer DSB-Prüfung

Vervollständigen Sie die Dokumentation
Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Informationen zu dem Asset erfasst wurden, bevor Sie eine Prüfung beauftragen.
Beauftragen Sie die DSB-Prüfung
Über den Verwaltungsbereich können Sie Ihrem Datenschutzbeauftragten einen Prüfauftrag erteilen.
Sie werden über ggf. noch fehlende "wichtige" Angaben informiert.
Hierbei haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Zusätzliche Hinweise oder Wünsche mitteilen
- Festlegen, ob das Element nach erfolgreicher Prüfung automatisch abgeschlossen oder zur weiteren Bearbeitung an Sie zurückgegeben werden soll
Während der DSB-Prüfung
Während der Prüfung befindet sich das Asset im Status "In DSB-Prüfung" und ist schreibgeschützt.

Bewertungsoptionen des Datenschutzbeauftragten

Im Rahmen der DSB Prüfung kann der Datenschutzbeauftragte das Asset wie folgt bewerten:

Element freigeben (Prüfungsvermerk optional)
Die Dokumentation des Elements wird freigegeben, sodass es in der geprüften Form in die Datenschutzdokumentation der Organisation aufgenommen werden kann.
Element mit Vermerk freigeben (Prüfungsvermerk erforderlich)
Die Dokumentation des Elements wird mit Vorbehalt freigegeben, sodass es unter Berücksichtigung des Vermerks in die Datenschutzdokumentation der Organisation aufgenommen werden kann.
Element nicht freigeben (Prüfungsvermerk erforderlich)
Die Freigabe der Dokumentation des Elements wird nicht durchgeführt.

Hinweis: Nicht prüfungsrelevante Anmerkungen oder Fragen sollten über den Reiter "Kommentare" anstelle eines Prüfungsvermerks kommuniziert werden.

Benachrichtigungen und Workflow

Der Datenschutzbeauftragte wird per E-Mail über die anstehende Prüfung informiert.
Der Datenschutzmanager erhält nach Abschluss der Prüfung eine Benachrichtigung.
Als Datenschutzmanager haben Sie die Möglichkeit, die DSB Prüfung abzubrechen bzw. zurückzuziehen. Bitte beachten Sie: Falls der DSB mit der Prüfung bereits begonnen hat, könnten dennoch Kosten entstehen.

Sichtbarkeit des Prüfungsergebnisses

Das DSB Prüfungsergebnis inklusive aller Kommentare ist in der Verwaltung von Assets sichtbar. Es kann pro Unternehmen vom Datenschutzmanager festgelegt werden, wer diese Informationen einsehen kann. Standardmäßig haben alle Mitarbeiter mit Zugriff auf den Asset Hub Einsicht in diese Informationen.

Status-Optionen im Überblick

Status	Visualisierung	Beschreibung
Offen		keine Prüfung beauftragt
Beauftragt		Prüfung findet derzeit statt
Erfolgt		Prüfung abgeschlossen - das Element kann in die Dokumentation aufgenommen werden
Erfolgt (Vermerk)		Abgeschlossen, kleine Anpassungen vom DSB vorgeschlagen
Eingebunden		Vom DSB geprüft, es sollten aber Änderungen erfolgen bzw. vom DSB geprüft, aber anschließend verändert und noch nicht erneut zur Prüfung vorgelegt

Automatische Änderung des DSB-Prüfungsstatus

Wird ein Asset nach abgeschlossener DSB-Prüfung bearbeitet, wird der Status automatisch auf "Eingebunden"gesetzt. So wird signalisiert, dass der DSB in der Vergangenheit eingebunden war, aber das Asset im aktuellen Zustand bisher nicht geprüft hat.