VVT - Verarbeitungstätigkeiten dokumentieren - Erste Schritte

1. Einleitung

Das Verarbeitungsverzeichnis (VVT) in Proliance 360 unterstützt Sie dabei, Ihre Verarbeitungstätigkeiten (VT) gemäß DSGVO übersichtlich, effizient und rechtssicher zu dokumentieren. In diesem Artikel erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie mit dem neuen VVT arbeiten – unabhängig davon, ob Sie bereits Erfahrung mit Datenschutzthemen haben oder neu in das Thema einsteigen.

Mit dem VVT von Proliance 360 können Sie:

• Verarbeitungstätigkeiten als Verantwortlicher dokumentieren (also alle Tätigkeiten, bei denen Ihr Unternehmen Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung bestimmt).
• Verarbeitungstätigkeiten als Auftragsverarbeiter erfassen, die Sie im Auftrag Dritter durchführen.

2. Die Struktur des Verzeichnisses: Abschnitte und Vorschläge

Im Reiter „Als Verantwortlicher“ finden Sie  eine Reihe von typischen Verarbeitungstätigkeiten. Diese Tätigkeiten sind in übersichtliche Abschnitte gegliedert (z.B. „Finanzen“, „IT“ usw.).

• Abschnitt aufklappen: Klicken Sie auf einen Abschnitt, um alle vorgeschlagenen Verarbeitungstätigkeiten darin anzuzeigen.
• Verantwortliche Person: Jedem Abschnitt ist eine verantwortliche Person zugeordnet. Diese Person stellt sicher, dass alle vorgeschlagenen VT korrekt bewertet und fehlende Tätigkeiten ergänzt werden.

3. Vorgehen: Verarbeitungstätigkeiten je Abschnitt erfassen

Status festlegen
Für jede vorgeschlagene Verarbeitungstätigkeit legen Sie fest:

• Wird sie in Ihrem Unternehmen durchgeführt? → Status „Aktiv“
• Ist sie künftig geplant? → Status „In Planung“
• Wird sie nicht durchgeführt? → Status „Inaktiv“

Tipp: Den Status können Sie entweder direkt im geöffneten Abschnitt (Sidebar) oder in der Sidebar der jeweiligen VT festlegen.

Optional: Fehlende VT ergänzen

Sie können eigene Verarbeitungstätigkeiten hinzufügen (über den Button „Erstellen“ oben rechts).

Vollständigkeit bestätigen:
Wenn alle für einen Abschnitt relevanten VT erfasst sind, kann die verantwortliche Person per Klick auf „Vollständigkeit bestätigen“ signalisieren, dass nichts fehlt.
Hinweis: Die einzelnen VT müssen hierfür noch nicht komplett ausgefüllt sein – es geht nur um die Erfassung aller relevanten Tätigkeiten.

Details jeder Verarbeitungstätigkeit dokumentieren und prüfen  

• Ergänzen Sie zu jeder VT die erforderlichen Detailangaben oder prüfen Sie die bereits vorbefüllten Inhalte auf Korrektheit.
• Passen Sie die Angaben bei Bedarf an Ihre Prozesse an.

4. Bearbeitung und Abschluss einzelner Verarbeitungstätigkeiten im Detail

• Jede VT mit dem Status „Aktiv“ oder „In Planung“ erhält einen Bearbeiter sowie den Bearbeitungsstatus „In Bearbeitung“.
• Bearbeitende sind dafür zuständig, die Detailinformationen einer VT zu vervollständigen.
• Nach Abschluss der Bearbeitung kann der Status auf „Abgeschlossen“ gesetzt werden (durch Datenschutzmanager und für einen Abschnitt Verantwortliche) bzw. „Meine Bearbeitung abschließen“ falls ein der Bearbeiter keine der genannten Rollen innehat.
• Bearbeitungsstatus „Abgeschlossen“ bedeutet: Alle Pflichtangaben zur VT sind vollständig, die VT kann so ins Verarbeitungsverzeichnis aufgenommen werden bzw. von Ihrem Datenschutzbeauftragten geprüft werden.