Asset Hub - Das ändert sich für Sie als Bestandskunde

Was ist der Asset Hub?

Im Asset Hub verwalten Sie die in Ihrer Organisation genutzten Drittparteien, wie Dienstleister, Freelancer oder verbundene Unternemen sowie verwendete Software und Datenspeicher. Alle relevanten Informationen können so an zentraler Stelle dokumentiert und verwaltet werden. Er ersetzt den bisherigen Bereich Systeme.

Was ändert sich mit Einführung des Asset Hubs?

Der Asset Hub ersetzt den bisherigen Bereich Systeme. Ihre bisher dort dokumentierten Systeme sind nun unter der jeweiligen Asset-Kategorie im Asset Hub zu finden. Die System-Typen wurden dabei konsolidiert und folgendermaßen zusammengefasst:

• Verbundene Unternehmen, freie Mitarbeiter und Auftragnehmer werden im Asset Hub als Drittparteien geführt.
• Im Bereich Datenspeicher werden nun alle bisher auf drei Bereiche verteilten Typen geführt (selbst-, fremd-, cloud-gehostet).
• Betriebsstätten können Sie nun im Bereich Organisation finden und verwalten.

Angaben aus Prozessen nun zentral im Asset Hub

Bisher wurden Detailinformationen, wie der Typ einer Software, der AV-Vertrag eines Dienstleisters oder die Informationen, in welche Drittländer Daten übermittelt werden, im Bereich Prozesse dokumentiert. Dies erfolgt nun im Asset Hub und hat den Vorteil, dass Informationen nur einmalig an zentraler Stelle erfasst werden müssen.

Ihre Angaben aus den sog. "Einordnungsaudits" im Bereich Prozesse haben wir soweit wie möglich in den Asset Hub übernommen. Alle Einordnungsaudits wurden archiviert. Sie haben also nur noch lesenden Zugriff. 

Bitte prüfen Sie Ihre Einträge

Um zu gewährleisten, dass Ihre Dokumentation auf dem aktuellen Stand bleibt, überprüfen Sie bitte alle Einträge im Asset Hub und ergänzen Informationen bzw. löschen veraltete Einträge. Das Löschen ist im Asset Hub in der Verwaltungsansicht eines jeden Elements für DSMs möglich.

Umgang mit Duplikaten

Wenn Sie beispielsweise eine Drittpartei mehrfach als "System" angelegt hatten, wurden alle Einträge in den Asset Hub übernommen. Wir empfehlen, unnötige Einträge zu löschen, um die Übersicht zu behalten und nur einen Eintrag in Ihrer Dokumentation einbinden und verwalten zu müssen.

Tipp: Wenn vorhanden, verwenden Sie den Asset-Eintrag aus der Proliace-Datenbank für Ihre zukünftige Dokumentation, um von Hilfestellungen und automatischen Aktualisierungen der Kontaktdaten von Drittparteien zu profitieren. Sie erkennen diese Einträge z.B. an der Aufgabe von Drittparteien im Vertragsverhältnis 

oder dem Vorhandensein des Proliance Assistenten im Bearbeitungsbereich eines Assets.