Asset Hub - Überblick

Geändert am Mi, 8 Jan um 1:47 NACHMITTAGS

INHALTSVERZEICHNIS

Anlegen neuer Assets
Ergänzung von Informationen zu einem Asset
Status und Workflows für Übersicht und Zusammenarbeit

Im Asset Hub verwalten Sie die in Ihrer Organisation genutzten Drittparteien, wie Dienstleister, Freelancer oder verbundene Unternemen sowie verwendete Software und Datenspeicher. Alle relevanten Informationen können so an zentraler Stelle dokumentiert und verwaltet werden.

Anlegen neuer Assets

Bei der Erstellung eines neuen Eintrags können Sie auf eine Datenbank von häufig verwendeten Assets zugreifen. Diese Einträge sind in weiten Teilen vorab befüllt, so dass Sie lediglich individuelle Anpassungen und Ergänzungen vornehmen müssen. Alternativ können Sie natürlich auch komplett frei neue Einträge erstellen.

Ergänzung von Informationen zu einem Asset

In der Übersicht können Sie einsehen, welche Informationen bereits hinterlegt sind. Fehlende Informationen erkennen Sie an teilweise farblich gekennzeichneten Platzhaltern.

Rot - fehlende wichtige Information
Gelb - fehlende empfohlene Information
Grau - fehlende optionale Information

Nach Klick auf den Kopf einer Zeile können Sie das gewählte Attribut eines Assets bearbeiten.

Status und Workflows für Übersicht und Zusammenarbeit

Der Bearbeitungsstatus zeigt auf, an welcher Station das Asset sich auf dem Weg zur finalen Dokumentation befindet:

Status	Erläuterung
In Bearbeitung	Datenschutzmanager und als Bearbeiter zugewiesene Teammitglieder können Änderungen vornehmen
Abgeschlossen	Signalisiert, dass die Erfassung abgeschlossen ist und das Asset im aktuellen Zustand in Ihre Dokumentation aufgenommen wurde. Das Asset ist in diesem Zustand schreibgeschützt.
In DSB-Prüfung	Das Asset wird derzeit von Ihrem Datenschutzbeauftragten geprüft und ist schreibgeschützt
In Freigabe	Nach der Prüfung des DSB sind ggf. Anpassungen zu tätigen, bevor das Asset abgeschlossen werden sollte

Alle Aktionen rund um die Workflows können Sie über den Verwaltungsbereich eines Assets steuern. Diesen können Sie durch Klick auf den Names eines Assets oder den Punkt "Verwaltung öffnen" im Menü an der rechten Seite öffnen

Im Bereich Verwaltung können Sie abhängig vom aktuellen Bearbeitungsstatus und Ihrer Rolle verschiedene Workflow-Aktionen durchführen.

Aktion	Erläuterung
Bearbeiter ändern	Wenn Sie Proliance 360 mit Ihrem Team nutzen, können Sie Assets anderen Teammitgliedern zur Bearbeitung zuweisen. Bitte beachten Sie, dass neben dem Datenschutzmanager immer nur der aktuelle Bearbeiter Änderungen an einem Asset vornehmen kann.
DSB-Prüfung beauftragen	Als Datenschutzmanager können Sie die Prüfung eines Assets durch Ihren Datenschutzbeauftragen veranlassen.
Element abschließen	Wurden alle gewünschten Informationen erfasst, wird das Asset so in Ihre Dokumentation aufgenommen.
Meine Bearbeitung beenden	Option für zugewiesene Bearbeiter außer Datenschutzbeauftragten, um zu signalisieren, dass sie ihre Aufgabe zur Erfassung von Informationen abgeschlossen haben.
Bearbeitung fortsetzen	Um Informationen an einem abgeschlossenen oder sich "In Freigabe"befindenden Assets bearbeiten zu können.