I. Datenschutz-Audit: Einführung und Zielsetzung

Warum ist Datenschutz wichtig?

Der Schutz personenbezogener Daten ist ein zentraler Bestandteil verantwortungsvoller Unternehmensführung. Neben den gesetzlichen Vorgaben stärkt ein professioneller Umgang mit Daten das Vertrauen von Kund*innen, Mitarbeitenden und Partnern. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verpflichtet Unternehmen nicht nur zur Einhaltung, sondern auch zum aktiven Nachweis datenschutzrechtlicher Anforderungen (Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO).

Warum ist ein Audit notwendig?

Ein Datenschutz-Audit ist ein wesentliches Instrument, um die Einhaltung der Datenschutzanforderungen zu überprüfen und kontinuierlich zu verbessern. Datenschutz ist kein einmaliges Projekt, sondern ein laufender Prozess. Neue Tools, veränderte Abläufe oder gesetzliche Anpassungen machen eine regelmäßige Kontrolle und Weiterentwicklung notwendig – ähnlich wie im Qualitäts- oder Umweltmanagement.

Das Audit hilft Ihnen dabei:

• Ihre bestehenden Angaben strukturiert zu prüfen,
• Risiken frühzeitig zu erkennen,
• gezielte Maßnahmen zur Weiterentwicklung abzuleiten.

Ihre Datenschutzbeauftragter übernimmt dabei eine Überwachungsaufgabe. Als Verantwortliche*r sind Sie verpflichtet, den Datenschutzbeauftragten bei allen datenschutzrelevanten Vorgängen einzubeziehen. 

Ein regelmäßiges Audit stellt sicher, dass die Grundlage für diesen Austausch geschaffen wird.

Was ist das Ziel des Audits?

Das Ziel des Audits ist nicht, ein „Bestehen“ oder „Nichtbestehen“ festzustellen. 

Vielmehr geht es darum, gemeinsam Transparenz über den aktuellen Stand Ihres Datenschutzes zu schaffen und Entwicklungsfelder zu identifizieren.

Am Ende des Audits wissen Sie:

• Welche Anforderungen Sie bereits erfüllen,
• Welche Punkte noch angepasst werden sollten,
• Wie Sie die nächsten Schritte effizient umsetzen können.

Warum lohnt sich eine gute Vorbereitung?

Eine sorgfältige Vorbereitung auf das Audit ist in Ihrem eigenen Interesse. Je vollständiger und aktueller Ihre Angaben in Proliance 360 hinterlegt sind, desto gezielter können wir im Audit auf die relevanten Themen eingehen. Das spart Zeit und ermöglicht konkrete Empfehlungen.

Gute Vorbereitung bedeutet für Sie:

• Weniger Aufwand im Termin,
• Mehr Klarheit im Nachgang,
• Bessere Ergebnisse und Empfehlungen.

Warum sind Angaben in Proliance 360 notwendig?

Im Rahmen der Bestandsaufnahme werden Sie in Proliance 360 nach verschiedenen Informationen und Dokumentationen gefragt. Diese Angaben sind essenziell für das Audit und zur Erfüllung der Dokumentationspflichten nach der DSGVO. Der Datenschutzbeauftragte unterstützt Sie bei Fragen und gibt Hilfestellungen. Die Verantwortung für die inhaltlichen Angaben – etwa zu verwendeter Software, Datenkategorien oder Zugriffsrechten – liegt jedoch bei Ihnen als verantwortliches Unternehmen.

Sie wissen am besten, welche Tools Sie nutzen, welche Daten verarbeitet werden und welche internen Abläufe relevant sind. Diese Informationen sollten von den jeweiligen Fachbereichen bereitgestellt werden. 

Mit der Teamfunktion oder Team PLUS Funktion können Sie einen oder mehrere Ansprechpartner aus den Fachbereichen direkt in Proliance 360 hinterlegen.

Bei Fragen während der Bestandsaufnahme steht Ihnen unser Beraterteam jederzeit zur Verfügung.